Προμηθευτές

Estimated reading: 1 minute

Αναζήτηση Προμηθευτή

Από το Dashboard της Αρχικής σελίδας του CBO πέραν από το να προσθέσετε μεμονωμένα έναν Προμηθευτή (πατήστε εδώ), έχετε επιπλέον τη δυνατότητα να πραγματοποιήσετε αναζήτηση βάσει του Ονοματεπώνυμου, του ΑΦΜ κτλ. Έτσι, πληκτρολογώντας στο πεδίο αναζήτησης μια Επαφή – Προμηθευτή εμφανίζονται τα αποτελέσματα που πλησιάζουν στην αναζήτηση που πραγματοποιήσατε.

Αμέσως, έχετε πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε, (όπως φαίνεται στην εικόνα πάνω, στα εικονιζόμενα βέλη) με τη βοήθεια των συντομεύσεων που εμφανίζονται δίπλα από τα στοιχεία Επωνυμία της Επιχείρησης και Διακριτικός Τίτλος, στη στήλη Οικονομικά του Προμηθευτή.

Στην αριστερή πλευρά, θα βρείτε το εικονίδιο της συντόμευσης (info) με μπλε χρώμα, όπου επιλέγοντάς το θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο (pop up) με όλες τις πληροφορίες που έχετε καταχωρήσει για αυτή την επαφή. Ταυτόχρονα έχετε τη δυνατότητα να πραγματοποιήσετε προσθήκη νέου περιεχομένου στα εξής πεδία: Διευθύνσεις, Επιπρόσθετες Επαφές, Διαδρομές, Στοιχεία Τράπεζας. (όπως φαίνεται στην εικόνα κάτω με τον αριθμό 1).

Σημαντικό! Στο επάνω μέρος του αναδυόμενου παραθύρου (pop up), μπορείτε να αναγράψετε ένα μικρό σχόλιο που αφορά τον Προμηθευτή σας. (όπως φαίνεται στην εικόνα πάνω με την αναφορά 2) Στο εξής, το εικονίδιο της συντόμευσης (info) θα εμφανίζεται με κίτρινο χρώμα και κάθε φορά που θα περνάτε το κέρσορα πάνω από το εικονίδιο θα εμφανίζεται το σχόλιο που έχετε αποθηκεύσει. (όπως φαίνεται στην εικόνα κάτω).

Στη δεξιά πλευρά της επαφής του Προμηθευτή, εντοπίζετε μια σειρά από συντομεύσεις που εξυπηρετούν τη γρήγορη πρόσβαση στις ενέργειες που πραγματοποιούνται πιο συχνά (όπως φαίνεται στην εικόνα κάτω με την αναφορά 1):

Άμεση Αγορά,
Οικονομική Καρτέλα.

Επιλέγοντάς τες μεταβαίνετε στην ανάλογη καρτέλα του Πίνακα Ελέγχου Προμηθευτή.

Το CBO, σας δίνει τη δυνατότητα να καταχωρήσετε τη λίστα των Προμηθευτών χειροκίνητα ή να τους εισάγετε μαζικά με τη βοήθεια ενός αρχείου excel. Επιπλέον, εάν γνωρίζετε τον Α.Φ.Μ. του Προμηθευτή, έχετε τη δυνατότητα να τον καταχωρίσετε εύκολα με τη βοήθεια του συστήματος taxisnet ή VIES.

Αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τη προσθήκη Προμηθευτή πατήστε εδώ.

Από την Αρχική Σελίδα του CBO επιλέγοντας Επαφές > Προμηθευτές, μεταφέρεστε στη σελίδα με τη λίστα όλων των Προμηθευτών, ανεξάρτητα ποιας κατηγορίας εξόδων υπάγεται ο καθένας ξεχωριστά. Με μια ματιά, έχετε τη δυνατότητα να δείτε τις βασικές πληροφορίες για τον κάθε Προμηθευτή. Το Μοναδικό αριθμό ID, την Επωνυμία της Επιχείρησης, το Διακριτικό Τίτλο, και το ΑΦΜ (όπως φαίνεται στην εικόνα κάτω με την αναφορά 1).

Επιπλέον, στη δεξιά πλευρά της κάθε επαφής διακρίνετε μια σειρά με εικονίδια συνδέσμων γρήγορης πρόσβασης. Οι συντομεύσεις αφορούν (όπως φαίνεται στην εικόνα πάνω με την αναφορά 2):

Στοιχεία της Επαφής
Καρτέλα της Επαφής
το ιστορικό της αλληλογραφίας που έχετε ανταλλάξει
Διαγραφή της επαφής.

Προσοχή! Για λόγους ακεραιότητας, έχετε το δικαίωμα να διαγράψετε μια επαφή Προμηθευτή μόνο εάν δεν είναι συνδεδεμένη με οικονομικές κινήσεις που αφορούν την επιχείρησή σας.

Με την επιλογή Κατηγορία Εξόδων, στην πάνω και δεξιά πλευρά της σελίδας, έχετε τη δυνατότητα να εμφανίσετε συγκεκριμένες λίστες Προμηθευτών ανάλογα με το είδος των εξόδων που έχετε ήδη επιλέξει κατά την καταχώρηση της επαφής.

Dashboard (Πίνακας Ελέγχου) Προμηθευτή

Από το Dashboard (Πίνακας Ελέγχου) Προμηθευτή μπορείτε να προβείτε σε διάφορες ενέργειες για την εκάστοτε Επαφή. Για να μεταβείτε στο Dashboard (Πίνακα Ελέγχου) προμηθευτή από το κεντρικό μενού, επιλέγετε Επαφές – CRM > Προμηθευτές > Πίνακας Ελέγχου.

Σαν πρώτη εικόνα παρατηρείτε τα Μικτά Έξοδα από τον Προμηθευτή, πάνω αριστερά της σελίδας, όπου κάνοντας κλικ στις επιλογές Χρέωση με κόκκινο χρώμα και Πίστωση με πράσινο χρώμα θα εμφανιστεί ένα διάγραμμα πορείας μεταξύ όγκου συναλλαγών και χρόνου για το ποσό που αναγράφεται (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω με την αναφορά 1 και 2).

Στοιχεία Επαφής

Επιλέγοντας την συντόμευση “Στοιχεία Επαφής”, εμφανίζεται μια νέα σελίδα με όλες τις πληροφορίες που αφορούν τον Προμηθευτή και πληροφορίες για την επιχείρησή του. Έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε τις ήδη υπάρχουσες πληροφορίες αλλά και να προσθέσετε καινούργιες (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω με την αναφορά 1).

Σε κάθε περίπτωση το CBO σας δίνει τη δυνατότητα να εναλλάσσετε τις καρτέλες μεταξύ των Προμηθευτών από τη συντόμευση δίπλα στο όνομα του Προμηθευτή (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω με την αναφορά 2).

Από την σελίδα “Στοιχεία Προμηθευτή” έχετε επιπλέον τη δυνατότητα να συμπληρώσετε τις εξής πληροφορίες:

Επιλέγοντας “Προσθήκη Διεύθυνσης”, μπορείτε να προσθέσετε τις διευθύνσεις από Υποκαταστήματα που τυχόν μπορεί να διαθέτει ο Προμηθευτής σας.

Από την καρτέλα “Στοιχεία Τιμολογίου”, έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε το τύπο Φ.Π.Α. του Προμηθευτή σας (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Από την καρτέλα “Επιπρόσθετα Στοιχεία” μπορείτε να επιλέξετε σε ποια κατηγορία εξόδων κατατάσσετε τον εκάστοτε προμηθευτή. Ταυτόχρονα μπορείτε να επιλέξετε την φερεγγυότητα του Προμηθευτή από το 1 έως το 4 όπως επιθυμείτε, όπου ο αριθμός 1 αντιστοιχεί στο άψογος συνεργάτης και το 4 στη Μαύρη Λίστα. Μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή Εισαγωγή στη λίστα Εξωτερικών Συνεργατών αν ο Προμηθευτής που συνεργάζεστε πραγματοποιεί εργασίες για κάποιον πελάτη της επιχείρησής σας. Στην επιλογή, Εισαγωγή στη λίστα Online Παραγγελίας επιλέγετε αν θέλετε να πραγματοποιείτε online από την πλατφόρμα του CBO ζήτηση προσφορών και πραγματοποίηση παραγγελιών προς τους προμηθευτές σας. Τέλος με την επιλογή ιδιότητα Courier τον εντάσσετε στη λίστα με τις εταιρείες Courier (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω), πατώντας “Αποθήκευση”.

Για να μάθετε περισσότερα για τη δημιουργία Κατηγορίες Εξόδων, πατήστε εδώ.

Από την καρτέλα “Επιπρόσθετες Επαφές”, έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε επιπλέον πληροφορίες των εργαζομένων της επιχείρησης που συνεργάζεστε (π.χ. Γραμματέας, Λογιστήριο, Διευθυντής). Έπειτα πατήστε “Αποθήκευση” (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Από την καρτέλα “Διαδρομές και Αρχεία” έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε έναν υπερσύνδεσμο (link), ή μια διαδρομή αποθήκευσης αρχείων (π.χ. εικόνες, word, pdf, κτλ). Αυτή η διαδικασία επιταχύνει την εύρεση αρχείων που σχετίζονται με τον Προμηθευτή μέσα από την online πλατφόρμα του CBO. (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Από την καρτέλα “Στοιχεία Τράπεζας”, επιλέγοντας τη συντόμευση “Προσθήκη”, μπορείτε να καταχωρήσετε τους τραπεζικούς λογαριασμούς των Προμηθευτών για να πραγματοποιείτε με ευκολία διάφορες οικονομικές κινήσεις / χρεώσεις (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Σημειώσεις / Υπενθυμίσεις

Επιλέγοντας τη Συντόμευση Σημειώσεις / Υπενθυμίσεις από το Dashboard του Προμηθευτή εμφανίζεται στην οθόνη σας μια λίστα με όλες τις σημειώσεις και υπενθυμίσεις που έχετε δημιουργήσει σε σχέση με τον Προμηθευτή.

Με την επιλογή “Νέα Σημείωση” έχετε τη δυνατότητα να αναφέρετε πληροφορίες που αφορούν το προμηθευτή σας για εσωτερική χρήση. Γράφοντας την σημείωση και βάζοντας αν θέλετε ετικέτες, αφού πατήσετε αποθήκευση, μπορείτε να τροποποιήσετε την σημείωση σε υπενθύμιση, από το εικονίδιο προσθέτοντας τίτλο, ορίζοντας αν είναι σημαντική. Ακόμη, προσθέτοντας ημερομηνία και ώρα έναρξης και λήξης, μπορείτε να μαρκάρετε την υπενθύμιση ως ολοκληρωμένη

ή ακόμη και να την διαγράψετε. Οι υπενθυμίσεις μπορούν να κοινοποιηθούν και σε άλλους χρήστες στο CBO, επισυνάπτοντάς τους από την μπάρα “Κοινοποίηση”, ώστε να είναι ενήμεροι για ό,τι αφορά η υπενθύμιση αυτής της επαφής.

Αλληλογραφία

Στο CBO έχετε την δυνατότητα να αποστέλλετε email στους προμηθευτές σας για να επικοινωνήσετε μαζί τους ή να τους στείλετε κάποιο ενημερωτικό μήνυμα και να δείτε ολόκληρο το ιστορικό των συνομιλιών σας. Μέσα από τη συντόμευση “Αλληλογραφία”, μπορείτε να εισέλθετε στα μηνύματα, είτε από το κουμπί γρήγορης πρόσβασης κατά την αναζήτηση του προμηθευτή, είτε από το Πίνακα Ελεγχου (Dashboard) του προμηθευτή σας.

Καρτέλα Προμηθευτή

Επιλέγοντας την συντόμευση “Καρτέλα Προμηθευτή” από το Dashboard του Προμηθευτή (όπως φαίνεται στη εικόνα παρακάτω με την αναφορά 1), παρουσιάζεται μια νέα σελίδα που περιλαμβάνει όλες τις κινήσεις λογαριασμού και τις οφειλές που εκκρεμούν μεταξύ του Προμηθευτή και της επιχείρησής σας. Με μια γρήγορη ματιά, πάνω δεξιά (όπως φαίνεται στη εικόνα παρακάτω με την αναφορά 2), παρατηρείτε το Συνολικό Υπόλοιπο ενός Προμηθευτή.

Από την μπάρα αναζήτησης ημερομηνιών μπορείτε να ανατρέξετε σε οποιαδήποτε χρονική περίοδο επιθυμείτε, ανάλογα με τα παραστατικα που αναζητάτε (όπως φαίνεται στη εικόνα παρακάτω με την αναφορά 3).

Επιλέγοντας τη συντόμευση “Ρυθμίσεις” έχετε τη δυνατότητα να (όπως φαίνεται στη εικόνα παρακάτω με την αναφορά 4):

επεξεργαστείτε κρυφές παρατηρήσεις
ακυρώσετε το παραστατικό ή να το διαγράψετε.

Από τη συντόμευση με το “Μεγενθυτικό Φακό” μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση του παραστατικού (όπως φαίνεται στη εικόνα παρακάτω με την αναφορά 5).

Πολύ σημαντικό είναι επίσης, πως το CBO σας δίνει τη δυνατότητα να πραγματοποιήσετε εξαγωγή των κινήσεων λογαριασμού του Προμηθευτή, με την επιλογή Εξαγωγή Καρτέλας (όπως φαίνεται στη εικόνα παραπάνω με την αναφορά 2). Προχωρώντας στην ενέργεια αυτή, διαθέτετε μια πληθώρα επιλογών εξαγωγής της οικονομικής καρτέλας του προμηθευτή σας, ως PDF ή να την εκτυπώσετε απευθείας, ή να εμφανίσετε ένα σύνδεσμο προς άμεση αποστολή σε κάποιο ψηφιακό μέσω επικοινωνίας, ή διαφορετικά με την επιλογή αποστολή Email να το αποστείλετε κατευθείαν στο email του Προμηθευτή που έχετε ήδη αποθηκεύσει από τη προσθήκη επαφής. Τέλος, από την επιλογή Αλλαγή εμφάνισης μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε από τα πρότυπα που έχετε δημιουργήσει στο παρελθόν εξατομικευμένα, σύμφωνα με τα πρότυπα της επιχείρησής σας (όπως φαίνεται στη εικόνα παρακάτω).

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την δημιουργία και επεξεργασία Προτύπων πατήστε εδώ.

Προϊόντα

Προχωρώντας στην καρτέλα “Προϊόντα” μέσα από το Dashboard (Πίνακα Ελέγχου) του Προμηθευτή, εμφανίζεται μια λίστα με όλα τα προϊόντα που είναι συνδεδεμένα με αυτόν. Έχετε τη δυνατότητα από τη συντόμευση “Σύνδεση προϊόντων” (όπως φαίνεται στη εικόνα παρακάτω με την αναφορά 1) να προσθέσετε επιπλέον προϊόντα που προμηθεύεστε από τον ίδιο προμηθευτή. Έχετε ακόμα, τη δυνατότητα με τη συντόμευση “Δημιουργία Αγοράς” να επιλέξετε προϊόντα και να τα βάλετε στο καλάθι αγορών σας (όπως φαίνεται στη εικόνα παρακάτω με την αναφορά 2). Στις πληροφορίες κάθε προϊόντος, εμφανίζονται ο αριθμός αποθεμάτων που διαθέτετε στην αποθήκη, ο Φ.Π.Α. και η τιμή αγοράς του (όπως φαίνεται στη εικόνα παρακάτω με την αναφορά 3).

Παραγγελίες σε Αναμονή

Στην καρτέλα Παραγγελίες εμφανίζεται μια λίστα με όλες τις παραγγελίες που έχετε πραγματοποιήσει από το συγκεκριμένο προμηθευτή. Δηλαδή οι παραγγελίες που έχετε δημιουργήσει από το Κεντρικό Μενού > Αγορές > Λίστα αγορών, θα εμφανίζονται πάντα σε αυτήν την καρτέλα, δίνοντας σας τη δυνατότητα να τις έχετε συγκεντρωμένες όλες μαζί. Στο ίδιο περιβάλλον έχετε τη δυνατότητα να δείτε τις τιμές που αγοράστηκαν τα προϊόντα και την ποσότητα αυτών (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Προσφορές

Στην καρτέλα “Προσφορές” μπορείτε να βρείτε μια λίστα με όλες τις προσφορές που έχετε δημιουργήσει για τον προμηθευτή σας από τα αιτήματα προσφορών. Ταυτόχρονα, από τη στήλη “Κατάσταση”, έχετε τη δυνατότητα να δείτε σε ποιο στάδιο βρίσκεται η προσφορά αλλά και αναλυτικά τι έχετε προσθέσει από προϊόντα σε καθεμιά από αυτές (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Επιταγές

To CBO προσφέρει τη δυνατότητα καταχώρησης και διαχείρισης τόσο των εισερχόμενων όσο και των εξερχόμενων επιταγών σας. Μπορείτε να παρακολουθείτε ποιες επιταγές σας εκκρεμούν, ποιες έχουν καλυφθεί και να τις συσχετίσετε με κάποιον Προμηθευτή.

Κατά την προσθήκη μιας νέας επιταγής επιλέγετε από τις επαφές σας τον εκδότη και καταχωρείτε το ποσό, τις ημερομηνίες έκδοσης και λήξης της επιταγής. Προαιρετικά μπορείτε να καταχωρήσετε κάποιες επιπλέον πληροφορίες, όπως τον αριθμό ή την τράπεζα της επιταγής και να σκανάρετε την μπροστινή και πίσω όψη της επιταγής ώστε να την φορτώσετε στο CBO.

Για να μάθετε πώς να καταχωρίσετε μια επιταγή στο CBO, πατήστε εδώ.