Πελάτες

Αναζήτηση  Πελατών

Από το Dashboard της Αρχικής σελίδας του CBO πέραν από το να προσθέσετε μεμονωμένα έναν πελάτη (πατήστε εδώ),

έχετε επιπλέον τη δυνατότητα να πραγματοποιήσετε αναζήτηση βάση του Ονοματεπωνύμου, του ΑΦΜ κτλ. Έτσι, πληκτρολογώντας στο πεδίο αναζήτησης μια Επαφή – Πελάτη, εμφανίζονται τα αποτελέσματα που πλησιάζουν περισσότερο στην αναζήτηση που πραγματοποιήσατε.

Αμέσως, έχετε πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε, (όπως φαίνεται στην εικόνα παραπάνω) με τη βοήθεια των συντομεύσεων που εμφανίζονται δίπλα από τα στοιχεία ID, Επωνυμία της Επιχείρησης και Διακριτικός Τίτλος  του πελάτη σας.

Στην αριστερή πλευρά, θα βρείτε το εικονίδιο της συντόμευσης (info) με μπλε χρώμα, όπου επιλέγοντάς το, θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο (pop up) με όλες τις πληροφορίες που έχετε καταχωρήσει για αυτή την επαφή. Ταυτόχρονα, έχετε τη δυνατότητα να πραγματοποιήσετε προσθήκη νέου περιεχομένου στα εξής πεδία: Διευθύνσεις, Επιπρόσθετες Επαφές, και Διαδρομές (όπως φαίνεται στην εικόνα κάτω με τον αριθμό 1).

Σημαντικό! Στη πορτοκαλί μπάρα στο πάνω μέρος του αναδυόμενου παραθύρου (pop up) μπορείτε να αναγράψετε ένα μικρό σχόλιο που αφορά τον πελάτη σας. (όπως φαίνεται στην εικόνα πάνω με την αναφορά 2). Στο εξής, το εικονίδιο της συντόμευσης (info) θα εμφανίζεται με κίτρινο χρώμα και κάθε φορά που θα περνάτε το κέρσορα πάνω από το εικονίδιο θα εμφανίζεται το σχόλιο που έχετε αποθηκεύσει. (όπως φαίνεται στην εικόνα κάτω).

Στη δεξιά πλευρά της επαφής – Πελάτη, εντοπίζετε μια σειρά από συντομεύσεις που εξυπηρετούν τη γρήγορη πρόσβαση στις ενέργειες που πραγματοποιούνται πιο συχνά (όπως φαίνεται στην εικόνα κάτω με την αναφορά 1):

• Τιμολόγηση  
• Παραγγελία 
• Προσφορά 
• Οικονομική Καρτέλα
• Εργασίες σε Εξέλιξη
• Αλληλογραφία

Επιλέγοντάς τες μεταβαίνετε στην ανάλογη καρτέλα στον Πίνακα Ελέγχου Πελάτη.

Το CBO, σας δίνει τη δυνατότητα να καταχωρήσετε τους πελάτες χειροκίνητα ή να τους εισάγετε μαζικά με τη βοήθεια ενός αρχείου excel. Επιπλέον, εάν γνωρίζετε τον Α.Φ.Μ. του πελάτη, έχετε τη δυνατότητα να τον καταχωρίσετε εύκολα με τη βοήθεια του συστήματος taxisnet ή VIES. 

 Αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τη προσθήκη μεμονωμένου Πελάτη πατήστε εδώ. 

Από την Αρχική Σελίδα του CBO επιλέγοντας Επαφές > Πελάτες, μεταφέρεστε στη σελίδα με τη λίστα των πελατών σας. Με μια ματιά, έχετε τη δυνατότητα να δείτε τις βασικές πληροφορίες για τον κάθε πελάτη. Το Μοναδικό αριθμό ID, την Επωνυμία της Επιχείρησης, το Διακριτικό Τίτλο, το ΑΦΜ, το Υπόλοιπο και τα Μικτά Έσοδα (όπως φαίνεται στην εικόνα κάτω με την αναφορά 1).

Επιπλέον, στη δεξιά πλευρά κάθε επαφής διακρίνεται μια σειρά με εικονίδια συνδέσμων γρήγορης πρόσβασης. Οι συντομεύσεις αφορούν (όπως φαίνεται στην εικόνα πάνω με την αναφορά 2) τα/τη:

• Στοιχεία της Επαφής
• Καρτέλα της Επαφής
• Email, δηλαδή το ιστορικό της αλληλογραφίας που έχετε ανταλλάξει 
• Διαγραφή της επαφής.

Προσοχή! Για λόγους ακεραιότητας, έχετε το δικαίωμα να διαγράψετε μια επαφή πελάτη μόνο εάν δεν είναι συνδεδεμένη με οικονομικές κινήσεις που αφορούν την επιχείρησή σας.

Dashboard (Πίνακας Ελέγχου) Πελάτη

Από το Dashboard (Πίνακας Ελέγχου) Πελάτη μπορείτε να προβείτε σε διάφορες ενέργειες για την  εκάστοτε Επαφή. Για να μεταβείτε στο Dashboard (Πίνακα Ελέγχου) πελάτη από το Κεντρικό Μενού > Επαφές – CRM > Πελάτες > Πίνακας Ελέγχου.

Σαν πρώτη εικόνα πάνω και αριστερά, παρατηρείτε τα Μικτά Έσοδα από τον Πελάτη, όπου κάνοντας κλικ στις επιλογές Χρέωση με κόκκινο χρώμα και Πίστωση με πράσινο χρώμα θα εμφανιστεί ένα διάγραμμα πορείας μεταξύ όγκου συναλλαγών και χρόνου για το ποσό που αναγράφεται (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω με την αναφορά 1 και 2).

Στοιχεία Επαφής 

 Επιλέγοντας την συντόμευση “Στοιχεία Πελάτη”, εμφανίζεται μια νέα σελίδα με όλες τις πληροφορίες που αφορούν τον πελάτη και την επιχείρησή του. Στο σημείο αυτό, έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε νέα δεδομένα ή να επεξεργαστείτε τα ήδη υπάρχοντα (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω με την αναφορά 1). 

Επιπλέον, στο πάνω μέρος της καρτέλας του Πελάτη, εμφανίζονται συνοπτικά κάποιες πληροφορίες που αφορούν την ένταξη του πελάτη σε τιμοκαταλόγους, αλλά και τη σύνδεση του με το B2B Link (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω με την αναφορά 2). 

Σε κάθε περίπτωση, το CBO σας δίνει τη δυνατότητα να εναλλάσσετε τις καρτέλες μεταξύ των πελατών από τη συντόμευση (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω με την αναφορά 3). 

Έχετε επιπλέον τη δυνατότητα να συμπληρώσετε τις εξής πληροφορίες:

Επιλέγοντας “Προσθήκη Διεύθυνσης”, μπορείτε να προσθέσετε τις διευθύνσεις από υποκαταστήματα που μπορεί να διαθέτει ο πελάτης σας και έτσι να επιλέξετε αν αφορά διεύθυνση τιμολόγησης, αποστολής ή απλή πληροφορία (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Από την καρτέλα “Στοιχεία Τιμολογίου”, έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε το τύπο Φ.Π.Α. του πελάτη σας, δηλαδή αν υπόκειται σε κανονικό καθεστώς ΦΠΑ, σε απαλλαγή ΦΠΑ (μηδενικό) ή σε μειωμένο ΦΠΑ (ειδικο) (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Από την καρτέλα “Επιπρόσθετα Στοιχεία” μπορείτε να δηλώσετε αν ο πελάτης σας είναι χονδρικής ή λιανικής, ακόμη και αν είναι ταυτόχρονα και πωλητής για την επιχείρηση σας. Επιπλέον, έχετε τη δυνατότητα να τον κατατάξετε σε κάποια από τις κατηγορίες τιμοκαταλόγου πωλητή, ή σε κάποια από τις κατηγορίες-είδος τιμοκαταλόγου προϊόντων (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία τιμοκαταλόγων πωλητών πατήστε εδώ.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία τιμοκαταλόγων για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες, πατήστε εδώ.

Από την καρτέλα “Επιπρόσθετες Επαφές”, έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε επιπλέον πληροφορίες για τους εργαζομένους της επιχείρησης που συνεργάζεστε (π.χ. Γραμματέας, Λογιστήριο, Διευθυντής) (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Από την καρτέλα “Διαδρομές και Αρχεία”, έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε έναν υπερσύνδεσμο (link), ή μια διαδρομή αποθήκευσης αρχείων (π.χ. εικόνες, word, pdf, κτλ). Αυτή η διαδικασία επιταχύνει την εύρεση αρχείων που σχετίζονται με τον πελάτη μέσα από την online σελίδα του CBO (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Από την καρτέλα “Στοιχεία Τράπεζας”, επιλέγοντας “Προσθήκη”, μπορείτε να καταχωρίσετε τους τραπεζικούς λογαριασμούς των πελατών σας, ώστε να πραγματοποιείτε εύκολα οικονομικές κινήσεις / χρεώσεις (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Σημειώσεις / Υπενθυμίσεις

Επιλέγοντας τη Συντόμευση “Σημειώσεις / Υπενθυμίσεις” από το Dashboard του Πελάτη εμφανίζεται στην οθόνη σας μια λίστα με όλες τις σημειώσεις και υπενθυμίσεις που έχετε δημιουργήσει σε σχέση με τον πελάτη.

Με την επιλογή “Νέα σημείωση”, έχετε τη δυνατότητα να αναφέρετε πληροφορίες που αφορούν τον πελάτη σας για εσωτερική χρήση. Γράφοντας την σημείωση και βάζοντας αν θέλετε ετικέτες, αφού πατήσετε αποθήκευση, μπορείτε να τροποποιήσετε την σημείωση σε υπενθύμιση, από το εικονίδιο προσθέτοντας τίτλο, ορίζοντας αν είναι σημαντική. Ακόμη, προσθέτοντας ημερομηνία και ώρα έναρξης και λήξης, μπορείτε να μαρκάρετε την υπενθύμιση ως ολοκληρωμένη ή ακόμη και να την διαγράψετε. Οι υπενθυμίσεις μπορούν να κοινοποιηθούν και σε άλλους χρήστες στο CBO, επισυνάπτοντάς τους από την μπάρα “Κοινοποίηση”, ώστε να είναι ενήμεροι για ό,τι αφορά η υπενθύμιση αυτής της επαφής. 

 

Αλληλογραφία

Στο CBO έχετε την δυνατότητα να αποστέλλετε email στους πελάτες σας για να επικοινωνήσετε μαζί τους ή να τους στείλετε κάποιο ενημερωτικό μήνυμα και να δείτε ολόκληρο το ιστορικό των συνομιλιών σας. Μέσα από τη συντόμευση “Αλληλογραφία”, που μπορείτε να εισέλθετε είτε από το κουμπί γρήγορης πρόσβασης κατά την αναζήτηση του πελάτη, είτε από το Πίνακα Ελέγχου (Dashboard) του πελάτη σας.

Καρτέλα Πελάτη

Επιλέγοντας την “Καρτέλα Πελάτη” από το Dashboard του πελάτη, παρουσιάζεται μια νέα σελίδα  που περιλαμβάνει όλες τις κινήσεις λογαριασμού και τις οφειλές που εκκρεμούν μεταξύ του πελάτη και της επιχείρησής σας. Με μια γρήγορη ματιά, πάνω δεξιά,  παρατηρείτε το Συνολικό Υπόλοιπο του πελάτη σας. 

Από την μπάρα αναζήτησης ημερομηνιών, μπορείτε να ανατρέξετε σε οποιαδήποτε χρονική περίοδο επιθυμείτε ανάλογα με τα παραστατικά που αναζητάτε.

Επιλέγοντας την εντολή έχετε τη δυνατότητα να: 

• επεξεργαστείτε κρυφές παρατηρήσεις
• ακυρώσετε το παραστατικό ή να το διαγράψετε. 

Από τη συντόμευση με το “Μεγεθυντικό Φακό” μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση του παραστατικού.

Κάνοντας κλικ στην επιλογή “Αυτόματη Εξόφληση” κατανέμεται το πλεόνασμα πληρωμής στα εκδιδόμενα παραστατικά και επιλέγετε Εξόφληση ανά Σειρά ή Ολική Εξόφληση (όπως φαίνεται στη εικόνα παρακάτω με την αναφορά 3).

Πολύ σημαντικό επίσης, είναι πως το CBO σας δίνει τη δυνατότητα να πραγματοποιήσετε εξαγωγή των κινήσεων λογαριασμού του πελάτη σας με την επιλογή Εξαγωγή Καρτέλας. Προχωρώντας στην ενέργεια αυτή, διαθέτετε μια πληθώρα επιλογών εξαγωγής της οικονομικής καρτέλας του πελάτη σας, ως PDF ή να την εκτυπώσετε απευθείας, ή να εμφανίσετε ένα σύνδεσμο προς άμεση αποστολή σε κάποιο ψηφιακό μέσο επικοινωνίας, ή διαφορετικά με την επιλογή αποστολή email, να το αποστείλετε κατευθείαν στο email του πελάτη που έχετε ήδη αποθηκεύσει από τη προσθήκη επαφής, όπως γίνεται δηλαδή με την αποστολή παραστατικού στην προεπισκόπηση. Τέλος, από την επιλογή Αλλαγή προτύπου μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε από τα πρότυπα που έχετε δημιουργήσει στο παρελθόν, εξατομικευμένα, σύμφωνα με τα πρότυπα της επιχείρησής σας  (όπως φαίνεται στη εικόνα παρακάτω).

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την δημιουργία και επεξεργασία προτύπων, πατήστε εδώ.

Εργασίες σε Εξέλιξη

Μέσα από την καρτέλα “Εργασίες σε Εξέλιξη” μπορείτε να εντοπίσετε από κάθε παραγγελία που έχετε πραγματοποιήσει για τον πελάτη σας, σε ποιο τμήμα εργασιών βρίσκεται. 

Κάθε παραγγελία περιλαμβάνει διάφορες επιμέρους εργασίες. Κάθε εργασία μπορεί να έχει ξεχωριστό χρόνο υλοποίησης και να χρήζει ιδιαίτερης σημασίας για την εξέλιξη της, με αποτέλεσμα να πρέπει να καταχωρηθεί από τον εργαζόμενο ξεχωριστά. Οπότε, στην καρτέλα αυτή, θα εμφανίζονται μόνο τα προϊόντα που είναι ενεργά σε κάποιους από τους τομείς στα Τμήματα Εργασιών (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

• Επιλέγοντας από τη Λίστα # έχετε τη δυνατότητα να πραγματοποιήσετε προβολή ολόκληρης της παραγγελίας. Ακριβώς από δίπλα φαίνεται σε  ποιό  από τα προϊόντα της συγκεκριμένης παραγγελίας αναφέρεται η επεξεργασία, στον τομέα εργασιών.
• Το εικονίδιο μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δηλώσετε τη σημαντικότητα του προϊόντος. 
• Το εικονίδιο του ποσοστού ακριβώς δίπλα υποδηλώνει ποσοστά πωλητή.
• Από τη στήλη “Εργασία” έχετε τη δυνατότητα να πραγματοποιήσετε προεπισκόπηση της εντολής εργασίας και  να το αποθηκεύσετε ή να το εκτυπώσετε.
• Από τη στήλη “Ποσότητα” και “Ποσότητα FD” εμφανίζεται η ποσότητα των προϊόντων που βρίσκεται στο συγκεκριμένο τμήμα, ενώ από την δεύτερη εμφανίζονται οι ποσότητες του ίδιου προϊόντος που είναι διαμοιρασμένες σε άλλα τμήματα εργασιών. 
• Από την στήλη “i” διακρίνονται κάποιες πληροφορίες εργασίας, σημειώσεις για την εργασία και δίνεται επίσης η δυνατότητα για εκτύπωση ετικέτας ή των στοιχείων πελάτη.
• Από τη στήλη “Memo” έχετε την δυνατότητα να προσθέσετε εξατομικευμένα στοιχεία παρατηρήσεων όπου θα αναγράφονται όλες οι διαδικασίες για τις εργασίες που πρέπει να ακολουθήσουν οι εργαζόμενοι.
• Από την στήλη “Προσθήκη σχολίων” μπορούν να προστεθούν σχόλια εργασίας.
• Στη λίστα “Διάρκεια” παρατηρείτε πόσες μέρες έχουν περάσει από τη δημιουργία της εργασίας στο τμήμα αυτό.
• Αν επιλέξετε τη συντόμευση από τη στήλη μετακίνησης θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο (pop up) όπου μπορείτε να πραγματοποιήσετε μεταφορά ολόκληρης ή περιορισμένης ποσότητας προϊόντος σε άλλο τμήμα εργασιών.

Ιστορικό

Μέσα από το Dashboard (Πίνακα Ελέγχου) του Πελάτη έχετε τη δυνατότητα να δείτε το Ιστορικό που αφορά το χρονολόγιο ενεργειών, σε σχέση με τις παραγγελίες και τις προσφορές που έχουν καταχωρηθεί στο CBO και εμφανίζονται με χρονολογική σειρά (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω). Η επιλογή αυτή θα σας επιτρέψει να ενημερωθείτε άμεσα για το:

• Πότε έγινε η τελευταία παραγγελία από τον Πελάτη σας;
• Τι προϊόντα αγόρασε από εσάς ο πελάτης και με ποια συχνότητα τα ξαναγοράζει;
• Ποια είναι η κατάσταση αποστολής της προσφοράς;
• Σε ποιο στάδιο βρίσκεται η παραγγελία του Πελάτη;
• Τι παραστατικά έχουν εκδοθεί για τις παραγγελίες;

Μέσα από το ιστορικό  μπορείτε ακόμα,  να αναπτύξετε ενδεχομένως μια στρατηγική πώλησης προς τον πελάτη σας και να δημιουργήσετε τις κατάλληλες προσφορές για αυτόν.

Προϊόντα 

Προχωρώντας στην καρτέλα Προϊόντα μέσα από το Dashboard (Πίνακα Ελέγχου) του Πελάτη μπορείτε να δείτε ένα συγκεντρωτικό πλάνο του συνολικού Τζίρου για κάθε μέρα, μήνα  ή κάθε  χρόνο ξεχωριστά. Κάτω από το πλάνο (όπως φαίνεται στην εικόνα),  αναλύονται όλα τα προϊόντα από τις παραγγελίες που έχουν διεκπεραιωθεί καθώς και τη συχνότητα με την οποία γίνονται οι παραγγελίες.

Επιταγές

To CBO προσφέρει τη δυνατότητα καταχώρησης και διαχείρισης τόσο των εισερχόμενων όσο και των εξερχόμενων Επιταγών. Μπορείτε να παρακολουθείτε ποιες επιταγές σας εκκρεμούν, ποιες έχουν καλυφθεί και να τις συσχετίσετε με τα παραστατικά πωλήσεων ή με κάποιον Προμηθευτή (όπως φαίνεται στην εικόνα).

Κατά την προσθήκη μιας Νέας Επιταγής, επιλέγετε από τις Επαφές σας τον Εκδότη και καταχωρείτε το ποσό, τις ημερομηνίες έκδοσης και λήξης της επιταγής. Προαιρετικά μπορείτε να καταχωρήσετε κάποιες επιπλέον πληροφορίες, όπως τον αριθμό ή την τράπεζα και να σκανάρετε την μπροστινή και πίσω όψη της επιταγής ώστε να την φορτώσετε στο CBO.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την καταχώρηση επιταγής, πατήστε εδώ.

Συσχετιζόμενα Έξοδα

Στην καρτέλα “Συσχετιζόμενα Έξοδα” θα εμφανίζονται πάντα όλα τα χρεωστικά, πιστωτικά παραστατικά ή δελτία αποστολής που αφορούν τον συγκεκριμένο πελάτη και είναι συνδεδεμένα με κάποιον από τους προμηθευτές σας.

Για να συσχετίσετε κάποιο παραστατικό προμηθευτή με ένα πελάτη χρειάζεται να μεταβείτε από το Κεντρικό μενού > Επαφή – CRM > Προμηθευτές > Καρτέλα Επαφής > Καταχώρηση Τιμολογίων.

Εφόσον έχετε προσθέσει τις ανάλογες χρεώσεις στο παραστατικό και το έχετε εκδώσει, μεταβαίνετε στην Οικονομική Καρτέλα του προμηθευτή. Βρίσκετε το παραστατικό που θέλετε να συνδέσετε με τον πελάτη και από την εντολή επιλέγετε “Σύνδεση παραστατικού με Πελάτη” (όπως εμφανίζεται στην εικόνα παρακάτω).

Έπειτα εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο, όπου επιλέγετε από την “Προσθήκη” το όνομα ενός ή περισσότερων πελατών που θα συσχετίσετε το παραστατικό. Στη συνέχεια συμπληρώνετε το ποσό του παραστατικού και πατάτε “Αποθήκευση” (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Στο εξής το παραστατικό αυτό θα εμφανίζεται στην καρτέλα “Συσχετιζόμενα έξοδα” του κάθε πελάτη.