Δημιουργία προσφοράς

Τι είναι προσφορά;

Μια πρόταση πώλησης προϊόντων ή υπηρεσιών, την οποία προωθείτε σε ενα πελάτη μπορεί να θεωρηθεί ως “Προσφορά“. Κατά την δημιουργία προσφοράς δημιουργείται αυτόματα από το CBO ένα προτιμολόγιο που θα εξυπηρετήσει αργότερα στην δημιουργία παραγγελίας και στην έκδοση παραστατικών. 

Η αποδοχή ή απόρριψη ολοκληρωμένης ή μέρους της προσφοράς μπορεί να γίνει είτε από τον ίδιο τον πελάτη, είτε από εσάς ως χειριστής του CBO.

Ακόμα και αν δε γίνει το παραπάνω – έστω ότι ο πελάτης απαντάει στο email ή στο σύνδεσμο που του έχετε στείλει ότι θα προχωρήσει με την πρότασή σας, μπορείτε να μαρκάρετε χειροκίνητα την προσφορά με “Αποδοχή” ή “Απόρριψη”.

Όπως και να έχει, το CBO παρέχει την εντολή ‘’Έκδοση’’ που θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε απευθείας το αντίστοιχο παραστατικό πώλησης.

Δημιουργία Προσφοράς

Έστω ότι ένας πελάτης σας θέλει να δει πόσο θα του κοστίσει η αγορά  ενός συνόλου προϊόντων / υπηρεσιών, ενδεχομένως για να συγκρίνει με ανταγωνιστές σας. Μπορείτε να του ετοιμάσετε την καλύτερη δυνατή προσφορά αξιοποιώντας τη σχετική λειτουργία. 

Για να μεταβείτε στο περιβάλλον δημιουργίας προσφοράς, από το Κεντρικό Μενού > Επαφές – CRM > Πελάτες > Καρτέλα Επαφής > Προσφορά.

Έτσι, από την καρτέλα του πελάτη, επιλέγετε προσφορά και εμφανίζεται μια νέα σελίδα έκδοση προσφοράς. Στη συνέχεια,  μπορείτε να διακρίνετε στο πάνω μέρος της: (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω με την αναφορά 1)

• Το όνομα του πελάτη 
• Τη συντόμευση αλλαγής πελάτη
• Αν ο πελάτης είναι επιλεγμένος από κάποιο είδος τιμοκαταλόγου προϊόντων
• Τη σύνδεση του πελάτη με το B2Blink
• Πρόχειρα προτιμολόγια (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω με την αναφορά 3).

Στο επόμενο βήμα επιλέγετε από την Έκδοση Προσφοράς αν επιθυμείτε να δημιουργήσετε Απλή ή Σύνθετη Προσφορά (όπως φαίνεται στην εικόνα παραπάνω με την αναφορά 2).

Δημιουργία Απλής Προσφοράς

Επιλέγετε στο τύπο του Παραστατικού τη προσφορά, την ημερομηνία (μπορείτε να επιλέξετε διαφορετική ημερομηνία), Σειρά (προαιρετικό), αριθμό αν επιθυμείτε να ορίσετε συγκεκριμένο και τύπο προσφοράς. Επιλέγοντας “Μεμονωμένα Προϊόντα” θα μπορούν οι πελάτες σας να αποδεχθούν ή να απορρίψουν μεμονωμένα τα είδη που έχει η προσφορά. Αντίθετα, επιλέγοντας το “Πακέτο Προϊόντων”, οι Πελάτες θα έχουν την επιλογή να Αποδεχθούν ή να Απορρίψουν όλο το πακέτο σαν σύνολο.

Επιλέγετε τη συντόμευση “+ Προσθήκη Προϊόντων” και εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο (pop up). Μπορείτε να αναζητήσετε τα προϊόντα που θέλετε να εισάγετε στην προσφορά είτε από την μπάρα αναζήτησης πληκτρολογώντας ονομαστικά τα προϊόντα, είτε από τις επιλογές Κατηγορίες, Υποκατηγορίες, Κύρια Προϊόντα και θα εμφανιστεί η λίστα με τα υποπροϊόντα, ή αλλιώς με βάση τα χαρακτηριστικά τους (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Επιλέγετε τα προϊόντα που θέλετε να προσθέσετε στην προσφορά και στη συνέχεια ορίζετε την ποσότητα. Έπειτα πατάτε προσθήκη.
Προσοχή! Η αναγραφή της ποσότητας είναι υποχρεωτική, διότι χωρίς αυτή δεν μπορείτε να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα.
Επιλέγοντας τη συντόμευση “Επιπλέον Χρεώσεις” εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο (pop up) όπου μπορείτε να συμπληρώσετε έξτρα χρεώσεις ή τα μεταφορικά. Έπειτα πατήστε “Αποθήκευση” (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Επιλέγοντας τη συντόμευση “Ενέργειες” μπορείτε να διαγράψετε τα επιλεγμένα προϊόντα αν έχετε επιλέξει κάποια από τη λίστα ή να εμφανίσετε τις τιμές στα προϊόντα προ ή μετά ΦΠΑ. Επιπλέον με την επιλογή Ισοτιμίες μπορείτε να δείτε το συνάλλαγμα (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Προσοχή! Η επιλογή της τιμής με ή χωρίς ΦΠΑ μπορεί να πραγματοποιηθεί και από την στήλη Εναλλαγής Καθαρής – Τελικής Αξίας. 

Στο σημείο αυτό, παρατηρείτε τη λίστα με τα προϊόντα που έχετε δημιουργήσει με τις τελικές τιμές προ και μετά φόρων. Ωστόσο έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε έκπτωση στα προϊόντα της προσφοράς ώστε να δελεάσετε τον πελάτη σας. 

Επιπλέον μπορείτε να επιλέξετε Αποθήκευση, Προεπισκόπηση, ή Έκδοση της προσφοράς. Η προβολή της Προεπισκόπησης σας επιτρέπει να επεξεργαστείτε την προσφορά όσες φορές επιθυμείτε (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω). Επιλέγοντας όμως “ Έκδοση”, δεν έχετε το δικαίωμα επεξεργασίας της, καθώς δημιουργείται ένα προτιμολόγιο.

Στο κάτω μέρος μέρος της λίστας, μπορείτε να προσθέσετε παρακρατήσεις φόρου που θα εμφανίζονται στη σειρά ,διακρίνετε τη συνολική καθαρή αξία, το σύνολο του φόρου και το σύνολο για όλη την προσφορά (όπως φαίνεται στην εικόνα παραπάνω).

Επιλέγοντας την συντόμευση “Προεπισκόπηση”, μεταβαίνετε στη σελίδα προεπισκόπησης της Προσφοράς, όπου εκεί μπορείτε να δείτε πλέον διαμορφωμένο το παραστατικό που έχετε ετοιμάσει.

Στο περιβάλλον αυτό, έχετε τη δυνατότητα από τις συντομεύσεις που εμφανίζονται στο πάνω μέρος της σελίδας να επιλέξετε ανάμεσα σε (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω):

• Ενέργειες που αφορούν την παραμετροποίηση του τιμολογίου (π.χ. Μετατροπή απευθείας σε τιμολόγιο πώλησης)
• Εξαγωγή σε PDF 
• Εκτύπωση
• Αλλαγή των στοιχείων του παραστατικού
• Αλλαγή του προτύπου 
• Επεξεργασία ολόκληρου του παραστατικού
• Έκδοση του παραστατικού.

(Για να δείτε πώς να παραμετροποιήσετε τα Πρότυπα Παραστατικών σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης σας, πατήστε εδώ.

Από την συντόμευση “Ενέργειες” έχετε μια πληθώρα επιλογών όπου μπορείτε να ( όπως φαίνεται στην εικόνα παραπάνω) : 

• Μετατρέψετε τη προσφορά σε τιμολόγιο πώλησης
• Πραγματοποιήσετε εξαγωγή σε .xlsx και .csv τύπο αρχείων
• Επεξεργαστείτε κρυφές παρατηρήσεις
• Αλλάξετε την προτεραιότητα των εγγράφων
• Αλλάξετε πελάτη
• Διαγράψετε μόνιμα το παραστατικό

Επιπλέον με την επιλογή  “Στοιχεία Παραστατικού” και “Αλλαγή Προτύπου” έχετε τη δυνατότητα να παραμετροποιήσετε και να προσθέσετε επιπλέον πληροφορίες για το συγκεκριμένο παραστατικό του συγκεκριμένου πελάτη ανάμεσα από μια πληθώρα επιλογών που προσφέρει το CBO (όπως εμφανίζεται στην εικόνα παρακάτω).

 Με την επιλογή “Έκδοση” της προσφοράς και αφού έχετε επιλέξει με ποιον από όλους τους τρόπους θα λάβει ο πελάτης σας την προσφορά (με αποστολή PDF ή εκτύπωση ή αποστολή συνδέσμου ή email), αναμένετε την απάντηση του. Αν πάλι περάσουν αρκετές μέρες από την αποστολή της, έχετε τη δυνατότητα αφού επικοινωνήσετε με τον πελάτη, να απαντήσετε εσείς στην προσφορά εκ μέρους του, προχωρώντας έτσι στην υλοποίηση της (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Ιστορικό Προσφορών 

Κατά την υλοποίηση μιας προσφοράς , οι εργασίες που δεν επιλέχθηκαν , προεπιλεγμένα, παραμένουν στην παραγγελία στην κατάσταση διεγραμμένα ως ιστορικό όπου δε λαμβάνουν μέρος στους υπολογισμούς των εργασιών και δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν ή εμφανιστούν ως εργασίες της παραγγελίας. Παρ’όλα αυτά δίνεται η δυνατότητα του μετέπειτα μετασχηματισμού αυτών σε πρόχειρες εργασίες. 

Δημιουργία  Σύνθετης Προσφοράς

Από το Dashboard (Πίνακα Ελέγχου) του πελάτη επιλέγοντας την  “Προσφορά” μεταφέρεστε στη σελίδα δημιουργίας μιας καινούργιας προσφοράς. Στο πάνω μέρος μπορείτε να διακρίνετε βασικά γνωρίσματα για τον πελάτη (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω με την αναφορά 1):

• Το όνομα του πελάτη
• Τη συντόμευση αλλαγής πελάτη
• αν είναι κατανεμημένος σε κάποιο τιμοκατάλογο έκπτωσης προϊόντων
• αν είναι ενεργός στο B2Blink.

Για τη δημιουργία προσφοράς,  μεταβαίνετε  από την Αρχική Σελίδα > Επαφές – CRM > Πελάτες > Επιλογή Πελάτη > Καρτέλα Πελάτη > Προσφορά.

Από την Έκδοση Προσφοράς επιλέγετε την  “Σύνθετη Προσφορά” (όπως φαίνεται στην εικόνα παραπάνω με την αναφορά 2).

Για τη δημιουργία της επιλέγετε τη συντόμευση “ Προσθήκη ανά Προϊόν” (όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα με την αναφορά 3) όπου εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο (pop up) και μπορείτε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση των προϊόντων σύμφωνα με τα πρότυπα αναζήτησης (πατήστε εδώ) και πατήστε “Προσθήκη” (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω). 

Από την εντολή “Προσθήκη Group Προϊόντων” έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε προϊόντα που χρειάζεται να εκτελεστεί μια πανομοιότυπη εργασία. Μετά από την εισαγωγή των προϊόντων αυτών, πατάτε “Προσθήκη”.

Από την συντόμευση “ + Επιπλέον Χρεώσεις” έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε άλλου είδους χρεώσεις που δεν περιλαμβάνονται στη λίστα με τα προϊόντα. Τέτοιες θα μπορούσαν να είναι τα έξοδα των μεταφορικών. Όταν προσθέσετε αυτές τις επιπλέον χρεώσεις, πατήστε “Προσθήκη” (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Αμέσως εμφανίζεται στη σελίδα, η λίστα με τα προϊόντα που είχατε προσθέσει προηγουμένως. Στη λίστα εμφανίζεται (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω): 

• Η ονομασία του προϊόντος (όπου κάνοντας κλικ πάνω στην ονομασία έχετε τη δυνατότητα να την επεξεργαστείτε και να την μετονομάσετε) 
• η περιγραφή του προϊόντος 
• η ποσότητα που έχετε επιλέξει
• η μονάδα μέτρησης
• η τιμή μονάδας προϊόντος (προσαρμοσμένη τιμή)
• το μερικό σύνολο 
• τα ποσοστά έκπτωσης αν θέλετε να προσθέσετε κάποια έκπτωση στο κάθε προϊόν ξεχωριστά, 
• το σύνολο που εξαρτάται από την ποσότητα και την έκπτωση που έχετε επιλέξει 
• Η συντόμευση hover που εμφανίζει οικονομικές πληροφορίες σχετικά με τον προμηθευτή του προϊόντος.

Στη συνέχεια, σε κάθε ένα από τα προϊόντα της λίστας εμφανίζεται μια σειρά από εντολές που χρησιμεύουν σε διάφορες βοηθητικές ενέργειες με στόχο τη δημιουργία μιας εξατομικευμένης παραγγελίας (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω).

Με τη χρήση της εντολής “Δημιουργία Αντιγράφου” μπορείτε να δημιουργήσετε ένα διπλότυπο, δηλαδή ένα αντίγραφο του ίδιου προϊόντος που θα εμφανιστεί στη λίστα προσφοράς αλλά με την προσθήκη της ποσότητας που εσείς επιθυμείτε.

Κάνοντας κλικ στην εντολή “Προσθήκη Memo” μπορείτε να προσθέσετε μια εξατομικευμένη εντολή εργασίας για κάποιο τμήμα εργασιών από τα στοιχεία παραγωγής που έχετε δημιουργήσει από την διαχείριση παλιότερα, που θα συνοδεύει το προϊόν με επιπλέον πληροφορίες ή οδηγίες που το αφορούν.

Με την εντολή “Περιγραφή Παραστατικού” έχετε την δυνατότητα να προσθέσετε περιγραφή στο προϊόν και είναι εμφανίσιμη στο παραστατικό του πελάτη.

Με την εντολή  “Προσθήκη Κρυφών Σχολίων” μπορείτε να προσθέσετε κάποιο σχόλιο το οποίο δεν εμφανίζεται στο παραστατικό του πελάτη.

Η εντολή  “Προθεσμία Παράδοσης” σας δίνει τη δυνατότητα να προσθέσετε μια ημερομηνία προθεσμίας παράδοσης του προϊόντος ή μέρους της παραγγελίας.

Με τη χρήση της εντολής ”Επεξεργασίας Συνδέσμου” μπορείτε να προσθέσετε έναν σύνδεσμο που να παραπέμπει σε κάποια ιστοσελίδα, ή να οδηγεί απευθείας σε μια διαδρομή αρχείων στο υπολογιστή σας, ή στο κοινόχρηστο drive. Απαραίτητη προϋπόθεση για να λειτουργήσει η ενέργεια αυτή σωστά, είναι πως πρέπει να εγκαταστήσετε στο περιηγητή σας την επέκταση local explorer. Όταν λοιπόν ενεργοποιήσετε την εντολή αυτή, εμφανίζεται ακριβώς δίπλα μια καινούργια εντολή “Σύνδεσμος”, όπου εκτελώντας την θα βρεθείτε κατευθείαν στο περιβάλλον αναφοράς του συνδέσμου.

Με την εντολή “πάζλ – κοστολόγηση” έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε ένα πρότυπο κοστολόγησης, που προκύπτει από την κοστολόγηση του αρχικού προϊόντος σε συνδυασμό με άλλα προϊόντα ή εργασίες που χρειάζεται να τιμολογηθούν για την δημιουργία του. Κάνοντας κλικ στην επιλογή αυτή, πραγματοποιείτε αναζήτηση των προϊόντων που επιθυμείτε να προσθέσετε. Μάλιστα, έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε και μια επιπλέον χρέωση.

Με τη εντολή “Αφαίρεση” αφαιρείτε το προϊόν από τη λίστα παραγγελίας.

Ολοκληρώνοντας τη διαδικασία προσθήκης προϊόντων στη λίστα προσφοράς, παρατηρείτε πως μπορείτε να πραγματοποιήσετε κάποιες επιπλέον ενέργειες. Στο πάνω μέρος της προσφοράς, αναφέρεται το όνομα του πελάτη και δίπλα η επιλογή “Βέλος”, όπου μπορείτε να κάνετε αλλαγή Dashboard του πελάτη. 

 Με την εντολή “Αλλαγή Πελάτη” μπορείτε να μεταφέρετε την προσφορά σε άλλον πελάτη.

Ακριβώς από δίπλα εμφανίζεται ο μοναδικός κωδικός ID Προσφοράς, ο τίτλος προσφοράς όπου το πεδίο είναι διαθέσιμο για να ορίσετε εσείς τον τίτλο και τέλος αναφέρεται η τελική ημερομηνία και ώρα τροποποίησης της προσφοράς. (όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω με την αναφορά 1)

Ακόμα, σας  παρέχεται η δυνατότητα από κάποιες εντολές/συντομεύσεις, να δείτε το προτιμολόγιο της προσφοράς, σαν την προεπισκόπηση της παραγγελίας, να εμφανίσετε, να κάνετε λήψη  και να εκτυπώσετε το φύλλο δρομολόγησης, να προσθέσετε στο ημερολόγιο προθεσμία παράδοσης σε ολόκληρη την προσφορά, να κάνετε μόνιμη διαγραφή και τέλος να την αποθηκεύσετε για μετέπειτα παραμετροποίηση.

Ακόμη, προστέθηκε η δυνατότητα επιλογής επιπρόσθετης επαφής του πελάτη ως παραλήπτης της σύνθετης προσφοράς με την χρήση του υπόψιν.

Αλλαγή ποσοτήτων

Δίνεται η δυνατότητα άμεσης επεξεργασίας της ποσότητας μιας εργασίας. Η σύνθετη προσφορά θέτει τους εξής περιορισμούς:

– Η εργασία να ανήκει σε τμήματα εντός του Τομέα Προσφορών,

– Η εργασία να μην είναι group προϊόντων.

Η απλή προσφορά θέτει τους εξής περιορισμούς:

– Η εργασία να μην λειτουργεί με σύνθετη κοστολόγηση ( puzzle )

– Η εργασία να ανήκει σε τμήματα εντός του Τομέα Προσφορών,

– Η εργασία να μην είναι group προϊόντων.

Μετάθεση εργασιών

Με τον ειδικευμένο τομέα προσφορών,  μπορείτε να μετακινείτε τις εργασίες μια προσφοράς σε εξατομικευμένα τμήματα εντός του τομέα έχοντας έτσι τη δυνατότητα προεπεξεργασίας και workflow εργασιών μια προσφοράς.

Το κουμπί για την μετάθεση των εργασιών βρίσκεται στο κάτω μέρος της σελίδας σύνθετης προσφοράς.

Purchase Order

Έχετε πλέον τη δυνατότητα να καταγράψετε τον ειδικό κωδικό παραγγελίας P.O. κατά τη δημιουργία σύνθετης προσφοράς, ο οποίος ακολουθεί τις εργασίες σε οποιοδήποτε παραστατικό , δελτίο αποστολής ή δελτίο παραγγελίας συνδεθεί. 

Ενημέρωση Προτιμολογίου

Υπάρχει η δυνατότητα ενημέρωσης προτιμολογίου συνδεδεμένου με παραγγελία. Διορθώσεις και προσθαφαιρέσεις που μπορεί να γίνουν σε μια παραγγελία μετά συνεννόησης με τον πελάτη, καθιστούν το προτιμολόγιο απαρχαιωμένο. Με την επιλογή Ενέργειες > Ενημέρωση εργασιών από συνδεδεμένη παραγγελία που βρίσκεται στην προεπισκόπηση προτιμολογίου, το ενημερώνετε σύμφωνα με την νέα κατάσταση της παραγγελίας.