Αίτημα προσφοράς

Όσον αφορά το “Αίτημα Προσφοράς”, φανταστείτε ένα σενάριο όπου εσείς ζητάτε μια προσφορά από Εξωτερικούς συνεργάτες (Προμηθευτές) για να λάβετε τιμές για τις πιθανές εργασίες των πελατών σας.  Παρακάτω θα δείτε αναλυτικά τις εξής ενέργειες:

• Επιλογή προμηθευτών ανά εργασία

Το παράθυρο περιέχει όλες τις εργασίες της σύνθετης προσφοράς μας εκτός αυτών που έχουν ήδη ανατεθεί σε τμήματα εργασίας.
Κατά την επιλογή των εργασιών που επιθυμούμε να λάβουμε προσφορά, θα προεπιλεχθούν τυχόν συνδεδεμένοι προμηθευτές, ενώ μπορείτε να επιλέξετε επιπλέον που είτε:
  – είναι συνδεδεμένοι με την τρέχουσα εργασία (είδος)
  – έχουν την ιδιότητα του εξωτερικού συνεργάτη.

• Δημιουργία αιτήματος ανά προμηθευτή , επεξεργασία και ενημέρωση του αντίστοιχου προμηθευτή

Το επόμενο παράθυρο εμφανίζεται πατώντας το κουμπί συνέχεια. Υπάρχουν δυνατότητες επεξεργασίας, όπως η αφαίρεση της εργασίας από το αίτημα προμηθευτή, δημιουργία σχολίων, αποστολή με email ή χρήση εξωτερικού συνδέσμου.

• Αποστολή αιτήματος και ενημέρωση
  
  Μετά την αποστολή του αιτήματος σε έναν προμηθευτή , με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή με χρήση του συνδέσμου, αλλάζει η κατάσταση από “Πρόχειρο” σε “Αναμονή”.
  Ο προμηθευτής χρησιμοποιεί τη σελίδα για να καταγράψει την προσφορά του με δυνατότητα σχολίων για εμάς και εκτύπωση ή λήψη αντιγράφου της προσφοράς.

• Ενημέρωση τιμών
  
  Αφότου επιλέξετε τις προσφορές, μπορείτε να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα της κοστολόγησης των εργασιών σας σύμφωνα με το επιλεγμένο κόστος και ενημέρωση των τιμών τους. 

• Πλήρες Ιστορικό
  
  Η συγκεκριμένη απάντηση των προμηθευτών σας παραμένει στο Ιστορικό της Προσφοράς για να την έχετε στην διάθεση σας.

Εργασίες με εξωτερικό συνεργάτη

Μετά την επιλογή των βέλτιστων προσφορών στις εργασίες μας εμφανίζονται οι εξής πληροφορίες:

Συνδεδεμένος προμηθευτής. Κάτω από το όνομα της εργασίας γνωρίζουμε άμεσα τον εξωτερικό συνεργάτη που θα αναλάβει τη συγκεκριμένη εργασία.

Προσφορές . Στο μερικό σύνολο εμφανίζεται ένα κίτρινο καλάθι που συμβολίζει υπάρχουσες προσφορές για τη συγκεκριμένη εργασία. Το καλάθι αυτό εμφανίζει πληροφορίες για την επιλεγμένη προσφορά (πράσινο χρώμα) αλλά και τις υπόλοιπες προσφορές που έγιναν για την εργασία αυτή (μπλε χρώμα).

Αποστολή Παραγγελίας σε εξωτερικό συνεργάτη

Κατά την ανάθεση των εργασιών στα τμήματα εργασιών ή την τιμολόγηση τους και εφόσον έχουν συνδεδεμένους προμηθευτές , θα εμφανιστεί ένας πίνακας όπου θα ενημερώνει για τις προσφορές προμηθευτών σε αναμονή.

Στον πίνακα εμφανίζονται όλοι οι συνδεδεμένοι προμηθευτές με τις επιλεγμένες εργασίες τους.

Στο παράδειγμα μας είναι ένας εξωτερικός συνεργάτης όπου θα αναλάβει 2 εργασίες.

 Προτού προχωρήσουμε στην ανάθεση ή τιμολόγηση των εργασιών, μπορούμε να επιλέξουμε εάν οι συνδεδεμένοι προμηθευτές θα ενημερωθούν άμεσα με χρήση email (ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) ή θα χρησιμοποιήσουμε τον σύνδεσμο για εναλλακτικούς τρόπους επικοινωνίας. 

Σε περίπτωση που δεν επιλέξουμε την άμεση ενημέρωση αλλά ούτε αντιγράψουμε τον σύνδεσμο, δεν υπάρχει πρόβλημα, καθώς  οι προσφορές υπάρχουν αποθηκευμένες όπως θα αναφερθεί παρακάτω.

Πληροφόρηση Προσφορών 

Καθ’όλη τη διάρκεια της δημιουργίας των αιτημάτων προσφοράς μέχρι και την ολοκλήρωση τους , υπάρχουν τουλάχιστον 2 μέθοδοι ενημέρωσης.

• Δημιουργία αιτήματος Προσφοράς
  Πέραν του παραθύρου στην σύνθετη προσφορά όπως παρουσιάζεται παραπάνω, υπάρχει και η δυνατότητα ενημέρωσης από τον Προμηθευτή > Προσφορές, όπου εμφανίζει όλες τις προσφορές του προμηθευτή που βρίσκονται σε πρόχειρη κατάσταση ή κατάσταση αναμονής, με πλήρη ενημέρωση των επιμέρους στοιχείων τους (Είδη ή εργασίες).
   
• Παραγγελία προς εξωτερικό συνεργάτη
  Αφότου σταλεί παραγγελία, η προσφορά προς τον προμηθευτή μετασχηματίζεται σε παραγγελία όπου εμφανίζει μόνο τις επιλεγμένες εργασίες χωρίς δυνατότητα επεξεργασίας τιμών. Η παραγγελία αυτή εμφανίζεται σε 3 σημεία της πλατφόρμας CBO.
  1) Αγορές > Παραγγελίες Αγορών , από τη στιγμή που γίνεται παραγγελία από προμηθευτή , εκεί εμφανίζονται όλες οι αγορές είτε αναφέρονται σε  παραγγελίες πελατών είτε σε παραλαβή προϊόντων.
  2) Στη σελίδα της παραγγελίας , το κουμπί αίτημα προσφοράς έχει την επιλογή μεταφοράς στις παραγγελίες στους συνδεδεμένους προμηθευτές.

3) Στον Προμηθευτή > Παραγγελίες σε Αναμονή , η σελίδα που μας μεταφέρει άμεσα στη παραπάνω επιλογή. 

• Τιμολόγηση
  Ταυτόχρονα με την παραγγελία προς τους συνδεδεμένους προμηθευτές, δημιουργούνται πρόχειρα τιμολόγια τα οποία άμεσα μπορούν να εκδοθούν για να ορίσουν την ολοκλήρωση της παραγγελίας από τον εξωτερικό συνεργάτη και την ενημέρωση της αποθήκης (εάν είναι ενεργή η καταγραφή τους) όπως επίσης και την ενημέρωση στα τμήματα εργασιών ότι οι εργασίες έχουν παραληφθεί).

Εφόσον έχετε ολοκληρώσει όλες τις απαραίτητες ενέργειες για τη δημιουργία μιας Προσφοράς μπορείτε να προβείτε στην εκτέλεση της, επιλέγοντας την εντολή “Υλοποίηση” .

Κάθε καλάθι αγοράς εμφανίζει ένα κουμπί με τον αριθμό των ενεργών εργασιών της. 

Πατώντας επάνω στο κουμπί, ανοίγει ένα παράθυρο, το οποίο δείχνει αναλυτικά τα περιεχόμενα του καλαθιού και επιτρέπει την επεξεργασία των στοιχείων του ανάλογα της κατάστασης στην οποία βρίσκεται.

Επεξήγηση:
Η κατάσταση “επιλεγμένο” δηλώνει τις εργασίες που προχώρησαν από το σύνολο των εργασιών και επιτρέπεται η επεξεργασία των τιμών τους.